1. OBIETTIVO IN PRIMO PIANO
Il primo passo consiste nell’individuazione dell’obiettivo. Tenete sempre presente che l’evento rappresenta un mezzo e non un fine, quindi è importante come prima cosa conoscerne lo scopo: perché state organizzando questo meeting?
I motivi possono essere davvero molti, dal lancio di un nuovo prodotto, all’incontro con i clienti storici e potenziali, alla formazione… e così via.
Ciascun specifico obiettivo determina in sostanza quello che sarà il leitmotiv dell’evento e si ripercuoterà su tutti gli elementi e le decisioni successive: di conseguenza il contenuto dell’evento determina tutti passi successivi, che ad esso sono strettamente connessi.
Le principali tipologie di eventi aziendali:
Convention, ECM, EXPO, Esposizione Vini, Evento per lancio prodotti, Festival, Fiera, Team Building es. show cooking, conferenza, Speech President…
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UNA “FORMULA SEGRETA” PER OGNI TIPOLOGIA DI EVENTO
Come vedete alcuni elementi sono comuni a più tipologie di eventi, potreste allora chiedervi se esiste una strategia unica che garantisca massima efficienza qualsiasi sia il tipo di evento da organizzare. È da diversi anni che lavoriamo in questo campo e possiamo assicurare che ogni singolo evento è unico, non importa se il convegno, o la fiera o il festival che devi organizzare si ripete di anno in anno: non sarà mai uguale al precedente.
2. BUDGET A DISPOSIZIONE
“Che budget avete a disposizione? Non potete procedere con l’organizzazione se non sapete rispondere a questa domanda: in ogni dettaglio, tutto quello che potrete decidere è in funzione della capacità di spesa.
Per gestire al meglio questo aspetto economico vi consiglio di iniziare, fin da subito, a creare un foglio dedicato al budget e suddividere in macro categorie le principali voci della spesa per l’organizzazione (location, food&beverage, staff, comunicazione ecc.), e non dimenticandosi di prevedere fin da subito un margine di variabilità per il fuori budget.
L’elegante Sala Diamante nell’Antica Cascina Dal Pozzo, recentemente rinnovata: nuove finiture da villa con lavorazioni di terre fiorentine e ampie superfici panoramiche a tutto vetro per la massima luminosità e innovativo comfort. Ammirerete lo spettacolo notturno dei giardini illuminati comodamente seduti alla Cena di Gala e festeggiando in sala da ballo
3. TARGET DI RIFERIMENTO
Le persone sono al centro dell’evento, ricordatelo sempre, anche fuori dal contesto del lavoro: il terzo passo riguarda dunque la scelta mirata degli invitati, potremmo così riassumere le caratteristiche in tre punti:
- Chi?
- Quanti?
- Come?
Come si sottolineava all’inizio, questo punto è strettamente legato al primo in quanto è proprio il contenuto dell’evento che vi aiuta a capire chi dovrete invitare e come. Se ad esempio dovete organizzare un evento incentive allora iniziate già a preparare gli inviti per tutta la forza vendita dell’azienda e i partner commerciali, se invece l’evento ha come obiettivo quello di presentare il lancio di un nuovo prodotto sul mercato allora le logiche saranno diverse, così come nel caso di congressi e convention.
Una volta capito quindi chi sarà il target dell’evento sarà poi facile rispondere anche alla seconda e terza domanda (quanti e come). Un consiglio che possiamo anticiparvi già ora se decidete di spedire gli inviti via mail o in modo cartaceo è quello di riservarvi del tempo per il recall telefonico, è una cosa che spesso ci si dimentica e che richiede abbastanza tempo.
Temete di dimenticare qualcosa? Potete benissimo stilare una checklist: è la soluzione che stavate cercando per non lasciare nulla al caso. Utilizzate tranquillamente a tal proposito le “vecchie” care carta e penna, mai passate di moda: funzionano sempre e il risultato è assicurato.
4. PROGRAMMARE LA DATA DELL’EVENTO
Se l’evento in questione è una festa per una determinata ricorrenza, la data è già stabilita: in questo caso bisogna solo calcolare bene i tempi e iniziare a programmare tutto con largo anticipo. In tutti gli altri casi, invece, bisogna procedere in questo modo: in primo luogo occorre individuare il periodo migliore, cercando di evitare quelli a ridosso delle festività e delle ferie perché si rischia di ottenere poche adesioni; in seguito bisogna scegliere la data esatta e in questo caso bisogna basarsi essenzialmente su due fattori, ossia le necessità dell’azienda e la disponibilità di eventuali ospiti o relatori. In quest’ultimo caso conviene prima contattare i diretti interessati così da farsi un’idea sulle possibili date.
Stabilito perchè e chi, potete procedere con il quando. Selezionate una data strategica: attenzione quindi alle festività, ai ponti, alle vacanze ed ai grandi eventi. E naturalmente, scegliete una data che possa garantirvi il giusto tempo per l’organizzazione dell’evento (almeno 2 mesi e mezzo o tre per avere tutto il tempo necessario a programmare nei dettagli).
5. SCELTA DELLA LOCATION
Ogni evento aziendale richiede un determinato tipo di location: se l’azienda ha a disposizione dei locali interni, per le feste aziendali si possono certamente utilizzare. A meno che non si abbia una sala adeguata in azienda, nel caso di meeting di affari, di convegni o di incontri con partner e clienti, invece, conviene sempre scegliere una location che sia facilmente raggiungibile (ad esempio vicina alla stazione per chi viene da fuori città) e che sia adibita a ospitare eventi di quel genere, come può essere una villa, una sala congressi, oppure proprio una location elegante da affittare.
Affidatevi ad un partner con esperienza, potete anche creare un team aziendale interno: se è la prima volta che organizzate un evento, o comunque questo non è il vostro lavoro chiedete aiuto a qualcuno di esperto che possa supportarvi.
Raccogliete informazioni sulla struttura/staff a cui pensate di chiedere il preventivo: quindi VERIFICATE LE “REFERENZE” DELLA LOCATION, in particolare per recenti eventi coordinati e ospitati, settori aziendali e dimensioni di aziende che hanno organizzato eventi in villa: è risaputo tra professionisti che i migliori lavorano solo per i migliori, ricordatelo!
Se si vuole fare una bella figura con monte spesa contenuto ecco alcuni consigli…
Evitare hotel lussuosi: in quel caso infatti, solo la location porterà via gran parte del budget. Ricercando su internet si possono trovare varie aziende che per un compenso relativamente moderato riorganizzeranno parti dell’azienda stessa (sale riunioni, parti comuni) e le faranno diventare adatte ad un ricevimento. In alternativa si potrà scegliere un locale per eventi, magari con sale di grandi dimensioni se la Vostra azienda ha numerosi collaboratori, l’importante è che sia curato e con attrezzature/spazi funzionali all’evento. Si può riservare interamente per l’occasione (concordando un prezzo forfait con i proprietari) e l’evento sarà considerato esclusivo per il Vostro evento.
La scelta della struttura ricettiva perfetta per un evento è forse uno dei compiti più importanti per chi si occupa dell’organizzazione e sicuramente è quella più visibile, quindi la prima sulla quale gli invitati vi giudicheranno!
Quando iniziate la ricerca per la location vi sembrerà di cadere in un labirinto senza via d’uscita. E’ normale, dovrete fare un respiro profondo e procedere a piccoli passi.
Provate a riflettere innanzitutto sulle seguenti domande:
- Quante persone parteciperanno? Quelli previsti ovviamente, gli inviti non sono stati ancora mandati quindi è naturale non conoscere il numero preciso in questa fase.
- Quando si terrà l’evento?
- È previsto un soggiorno? Se si, di quante camere ci sarà bisogno e di che tipologia?
- Di che tipo di spazio c’è bisogno? Una o più sale meeting? Aree espositive? Ampio parcheggio? Spazi esterni?
- Come sarà strutturato a grandi linee l’evento? A che ora iniziano e terminano i lavori? Quanto tempo libero? Quanti coffee break? Come verrà gestita la pausa pranzo? Ci sarà una Cena di Gala con spettacolo?
- L’evento necessita della struttura in esclusiva o può essere adatta una grande sala attrezzata?
Una volta trovate le risposte a queste prime domande potete iniziare la ricerca vera e propria. La risorsa più completa a cui affidarsi è sicuramente internet, in cui ci sono tantissimi portali di settore che permettono di effettuare ricerche in base ad alcune variabili, come il numero di invitati, la città (se ne avete già una in mente), le camere ecc. oppure potete cercare direttamente, centri congressi, agriturismi, ville di campagna, dimore storiche, una cascina ristrutturata per eventi…
Non fate economia sul tempo in questa fase: trovare una location ricercata, che possa stupire tutti, richiede molta cura e un confronto puntuale col responsabile della location, riuscire a instaurare sun rapporto di fiducia e collaborazione sarà sicuramente tempo investito in modo molto fruttuoso. Altri due consigli, sempre utili:
- Curare particolarmente la scaletta del programma e far sì che sia interessante e non noioso distoglierà l’attenzione degli ospiti e farà in modo che l’obiettivo aziendale sia più raggiungibile.
- Spendere una piccola parte del budget per assumere un fotografo: ai vostri ospiti farà piacere riguardare le foto dell’evento sui social nei giorni successivi e si sentiranno ad un evento chic ed esclusivo.
Un’ultima riflessione sul luogo, che dovrà far sentire a proprio agio tutti i partecipanti, oltre che essere curato e dotato di ampi spazi e con sale attrezzate per i meeting:
La location del futuro la immaginiamo connessa costantemente, non solo a internet, ma anche al territorio e alla sua comunità, sviluppandola sua funzione di aggregatore di relazioni tra personale, turisti e partecipanti a un evento. Il suo punto di forza sarà la versatilità, per ospitare un partecipante in tutte le sue espressioni e con tutte le sue variegate necessità.
Chiedete ai proprietari della struttura se è presente una rete wifi, meglio se a banda larga senza limite di traffico: è importante per i collegamenti audio / video tra filiali e casa madre, in particolare nelle proiezioni in streaming per il discorso del presidente, i saluti augurali nelle cene delle festività e nelle comunicazioni di programmazione anno e consuntivo. La tecnologia più adatta vi supporterà per trasmettere con efficacia dati e concetti fondamentali del know how aziendale in pochi minuti ai vostri collaboratori, rendendo anche un tema apparentemente noioso, più coinvolgente per i partecipanti.
6. BUFFET, MENU SERVITO O CENA DI GALA? LA SCELTA DEL CATERING
Per qualsiasi tipo di evento aziendale è necessario prevedere il catering. Anche nel caso in cui non sia una festa ma un congresso o un corso di formazione di mezza giornata, infatti, per rendere l’evento perfetto bisogna sempre mettere in programma un momento di break e di convivialità per i propri ospiti, come ad esempio un rinfresco, un brunch o un aperitivo, a seconda degli orari. L’importante è rivolgersi ad aziende specializzate, provare prima qualche piatto per evitare brutte sorprese e prevedere sempre scelte che accontentino tutti o che rispondano a eventuali esigenze specifiche: ad esempio, bisogna sempre inserire nel menù anche alcuni piatti vegani e alcuni gluten free.
Indipendentemente dal periodo dell’anno, che le feste siano finite da poco oppure lontane, se a casa misurate le calorie dei vostri pasti per smaltire gli eccessi alimentari natalizi, come event planner non potete smettere di pensare al cibo, o meglio ai menu di un evento. Sappiamo bene che l’aspetto gastronomico è determinante per il successo di un evento, ma che è oramai lontano da essere sinonimo di piatti abbondanti e succulenti, anzi prevede perlopiù una scelta bilanciata tra qualità e gusto, senza ignorare che sempre più spesso per alcuni partecipanti viene richiesto, come vedremo, un menu speciale per specifiche abitudini o esigenze alimentari: c’è chi è vegetariano, chi vegano, celiaco, e così via, si dovrà tenere conto dunque delle persone allergiche e presentarne lista dettagliata ai responsabili del servizio cucina.
7. INTRATTENIMENTO PER EVENTI AZIENDALI: PERCHE’ E’ SEMPRE UTILE
Se vi trovate nella posizione di dover organizzare un evento per la tua azienda, ciò che sicuramente vorrETE evitare è che l’appuntamento sia noioso e pieno di momenti in cui i partecipanti stanno a testa bassa perché non sanno cosa dirsi.
Due problemi gravi ma che hanno un’unica soluzione, cioè quella di organizzare perfettamente non solo menu e location ma anche un piacevole passatempo che accompagni la serata o la giornata.
Quello che vogliamo fare è proprio fornirvi qualche idea concreta riguardo l’organizzazione dell’intrattenimento per eventi aziendali.
Ecco alcuni motivi per cui è importante pianificare l’intrattenimento per eventi aziendali:
- Nel caso in cui i partecipanti si incontrino per la prima volta o si conoscano molto poco, l’intrattenimento servirà a rompere il ghiaccio e a trovare occasioni di dialogo imparando a conoscersi.
- Nel caso in cui invece tutti si conoscano già, un buon intrattenimento aiuta a evitare che il clima sia troppo rigido e formale.
- Una cena aziendale ben riuscita darà vita a molti aneddoti che rimarranno probabilmente oggetto di conversazione per molto tempo.
- In questo modo l’evento aziendale non sarà più visto come un obbligo ma come un momento atteso e piacevole.
- Infine, molto spesso il divertimento può essere un perfetto strumento di team building.
Ne siete finalmente convinti ? Allora vi vogliamo proporre alcune idee di intrattenimento davvero interessanti!
Includete un Dj Set per personalizzare il vostro evento
Non trascurate questo momento, che non sarà solo un dettaglio ma la ciliegina a ricordo della Vostra serata, da non trascurare: la musica. Diverse formazioni offrono gratuitamente o a tariffe agevolate Dj Set, per soddisfare richieste di canzoni particolari che potrebbero non avere di repertorio, ma che sono per voi e il vostro gruppo di collaboratori canzoni importanti o che avete il desiderio di ascoltare insieme, o per la selezione e gestione della musica di accompagnamento.
Dal cantante di piano bar ai Dj che si esibiscono in serate a tema, la musica non delude mai, intrattiene e diverte. Se l’evento aziendale include persone che hanno già una certa confidenza fra loro, puoi anche pensare di organizzare un allegro karaoke.
L’intrattenimento, così, diventa subito divertimento puro!
Evento aziendale con Dj set: la musica non delude mai, intrattiene e diverte. L’intrattenimento, così, diventa subito vero divertimento!
Per l’intrattenimento musicale al vostro evento aziendale potete richiedere un preventivo direttamente al responsabile della location, sicuramente operando nel settore per aziende avrà collezionato contatti e buona esperienza per consigliarvi al meglio.
Questa idea di intrattenimento per eventi aziendali richiede un’organizzazione non indifferente e anche un certo budget, ma è perfetta per le aziende che vogliono offrire una serata di relax e spensieratezza ai propri dipendenti o collaboratori.
Solo così raggiungerete l’obiettivo di intrattenimento che dia un imprinting ai partecipanti di momento interessante e originale, aspetto fondamentale negli eventi aziendali
Se il vostro budget lo consente potete unire questa performance ad altre per offrire uno spettacolo ancora più completo: teatro, prestigiatori, danza, burlesque, spettacolo di cabaret, artisti a tema… ce n’è per tutti i gusti con agenzie specializzate nel settore intrattenimento e incentive.
8. CONSIGLI PRATICI PER IL RESPONSABILE DELL’ORGANIZZATORE
Piccolo consiglio: tenete sempre a mente chi sono gli invitati. Da dove provengono? Che mezzo utilizzano per spostarsi? La scelta della location dipende anche (o forse, soprattutto) da questo.
Fatta una prima selezione delle possibili location procedete con le richieste di preventivo e confronta poi le proposte ricevute con il foglio di budget (quello di cui accennavamo al punto 2) per capire se le strutture scelte effettivamente sono delle opzioni valide, risposte chiare e veloci, da parte della struttura, indicano organizzazione ed attenzione alle esigenze dell’interlocutore.
Se i preventivi vi soddisfano puoi procedere con la vostra scelta definitiva, non prima però di aver fatto dei sopralluoghi, in modo da vedere con i vostri occhi gli spazi a disposizione, conoscere il team, testare la comodità nel raggiungere la struttura, e soprattutto valutare se l’atmosfera risulta in linea con l‘obiettivo del vostro evento e il vostro target, e perché no… una piccola prova menu tv aiuterà a capire meglio chi tv ospiterà.
Vorremmo inoltre lasciare con alcuni consigli, dei trucchi del mestiere che ho imparato sul campo, affinché tu riesca a concludere questa ardua impresa senza troppo stress.
- Scrivete tutto: potrà sembrarvi banale, ma è l’unico modo per non dimenticare nulla. Appuntate tutte le idee che vi vengono in mente, tenete sempre aggiornato il foglio del budget e non dite mai “Questo me lo ricordo!”, piuttosto scrivete
- Cercate la creatività: non c’è niente di peggio di un evento organizzato bene ma che risulta banale. Scegliete una location unconventional, pensate a delle attività ricreative oltre ai coffee break, o includete attività di team building se si tratta di eventi aziendali dedicati alla persona. In definitiva, date libero sfogo alla tua fantasia per far vivere delle vere emozioni a chi parteciperà all’evento. Una location all’apparenza “spoglia” potrebbe essere personalizzabile e trasformabile per rendere l’evento realmente emozionante.
- Affidatevi ad un partner esperto e crea un team aziendale interno: se è la prima volta che organizzate un evento, o comunque questo non è il vostro lavoro chiedete aiuto a qualcuno di esperto e create un team aziendale interno che possa supportarvi. Controllare le “referenze” della location, in termini di tipologie e marchi di aziende che hanno organizzato eventi in villa, i migliori lavorano solo per i migliori.
- Promuovete l’evento: a seconda del tipo di evento che state organizzando, scegliete i canali giusti per promuoverlo: social network, newsletter, comunicati e conferenze stampa.
- Non dimenticate il dopo evento: il meeting è giunto al termine, tutti se ne sono andati e voi potete tirare un sospiro di sollievo perché tutto è andato bene, c’è solo un’ultima questione: il post-evento. Tutto quello che segue lo svolgimento dell’evento fa parte integrante dell’organizzazione, e se fatto male può incidere su tutto il lavoro svolto in precedenza, alle volte anche penalizzandolo.
– Fate sempre una riunione con tutto il tuo staff dopo massimo 1/2 giorni
– Fate presa sulle emozioni degli invitati per chiedere feedback, consigli, interviste subito: far passare del tempo infatti, potrebbe alterare le opinioni
– Raccogliete le schede con i dati di valutazione dell’evento per vedere i punti di forze e forse le piccole mancanze accadute, così potrete imparare un po’ di più da questa esperienza, e farne tesoro per renderla ancora più prezioasa.
– Non dimenticate i ringraziamenti, importantissimi. Preparate già in anticipo le email da spedire a chi ha contribuito all’evento (speaker, staff, partecipanti ecc.).
Compilate la vostra checklist, potete iniziare da appunti e promemoria e riportarli in punti fondamentali da individuare: vi aiuterà ad avere sottomano tutti gli elementi da considerare per organizzare il vostro evento perfetto!
9. COME PROMUOVERE L’EVENTO AZIENDALE
La terza e ultima fase è importante tanto quanto le prime due, se non di più. Affinché abbia successo, infatti, un evento aziendale deve essere pubblicizzato in vari modi, tenendo sempre conto della sua natura e degli invitati. Sia che ci si rivolga a un’agenzia di organizzazione eventi, sia che lo si organizzi in prima persona, per la promozione di un qualsiasi evento aziendale bisogna valutare quali mezzi e quali metodi saranno più efficaci in quella determinata occasione. Vediamo quali sono i principali e quelli che non possono mai mancare.
L’invito all’evento aziendale
Tutti gli ospiti che vogliamo partecipino dovranno ricevere l’invito al nostro evento aziendale con largo anticipo, affinché possano organizzare al meglio i propri impegni per assicurare la loro presenza. Il miglior modo per realizzare degli inviti di qualità è quello di affidarsi a dei professionisti del settore. Sul sito di DoctaPrint, ad esempio, potrai ordinare e ricevere comodamente presso il tuo domicilio e in tempi brevi i tuoi inviti: potrai scegliere tra tanti formati diversi e personalizzarli con il logo della tua azienda semplicemente caricando il tuo file grafico al momento dell’ordine.
Realizzazione di materiale promozionale
Nel caso si stia organizzando un evento aziendale di grossa portata come potrebbe essere, ad esempio, un congresso nazionale o internazionale, un meeting con ospiti illustri o un’iniziativa benefica, è opportuno realizzare anche una brochure informativa da distribuire ai partecipanti contenente il programma dell’incontro e tutte le informazioni utili. Con DoctaPrint potrai realizzare anche le tue brochure in pochi e semplici passi: non dovrai fare altro che configurare il prodotto secondo le tue preferenze e poi caricare il file con la grafica e i testi da stampare.
Inoltre, per pubblicizzare l’evento spesso è utile anche realizzare volantini da distribuire in azienda o tra clienti e partner, oppure locandine da appendere nei locali aziendali o nella location prescelta per illustrare agli avventori il programma della giornata. Anche questi sono tutti prodotti disponibili sul sito di DoctaPrint.
Diffusione di un comunicato stampa
Nell’organizzazione di un evento aziendale di alto livello bisogna valutare l’ipotesi di diffondere anche un comunicato stampa che dia risalto non solo all’evento stesso, ma anche e soprattutto all’azienda che lo organizza, così da rafforzare la brand identity agli occhi del proprio pubblico. In questo caso, l’ufficio marketing o il professionista incaricato della promozione dell’evento aziendale dovrà redigere il comunicato facendo attenzione a inserire queste informazioni:
- la data, l’orario e la location;
- i nomi dei relatori o degli ospiti più importanti che interverranno;
- un breve brief che spieghi in modo dettagliato l’evento;
- il programma delle attività e degli interventi con i relativi orari.
Il comunicato stampa va inviato, insieme alla brochure informativa contenente tutti i dettagli, a tutte le testate locali o nazionali, alle radio e alle tv che si ritengono opportune affinché ne diano notizia e contribuiscano così alla promozione dell’evento.
Pubblicità dell’evento aziendale sul web
Oggi nessuna azienda può prescindere dall’utilizzo del web per le proprie attività promozionali. Ecco perché nell’organizzare un evento aziendale devi dedicare sempre del tempo anche alla pubblicità online: se hai già redatto un comunicato stampa, puoi utilizzarlo e pubblicarlo sul sito aziendale e sugli spazi dedicati all’azienda nei vari social network, insieme alla brochure informativa. Sul web ti consigliamo inoltre di dare risalto agli aspetti più rilevanti del tuo evento: se, ad esempio, parteciperanno personaggi illustri, cerca di sottolineare questo dettaglio, in particolare sui social.
Comunicazione tramite mailing list
Tutte le aziende di solito organizzano i propri contatti in mailing list, suddividendoli, ad esempio, tra clienti, partner o dipendenti. Dopo aver spedito l’invito all’evento aziendale, soprattutto se lo stesso si svolgerà dopo diversi mesi dalla comunicazione, conviene inviare un reminder ai propri ospiti con un messaggio tramite mailing list, chiedendo loro, nel caso in cui non l’abbiano già fatto, di comunicare se parteciperanno o meno così da poter stilare sin da subito la lista dei presenti e di eventuali accompagnatori.
10 COSA FA MEETING PLANNER DURANTE L’EVENTO
Naturalmente il lavoro del meeting planner non finisce il giorno dell’evento. Anzi, quello che è il giorno, se possibile, più intenso. Nei giorni precedenti avrete supervisionato l’allestimento della location e controllato che ogni fornitore abbia rispettato tempistiche e consegne; tuttavia durante l’evento stesso sono tanti i dettagli da curare.
Gestione degli imprevisti. Non importa quanto previdenti possiate essere: gli imprevisti ci sono sempre durante un evento e l’importante è sapere come fare fronte e gestirli. Anche in questo caso il team potrà fare la differenza.
Gestire gli errori. Tutti commettiamo degli sbagli, siamo umani. Ci sono errori che possono essere evitati o che si possono prevenire, ma non è mai troppo tardi per cercare di correggerli e salvare l’evento. L’importante è non scoraggiarsi.
Gestire le lamentele. Così come non potrete prevedere tutto è probabile che non potrete accontentare tutti, o meglio potrà capitare che qualcuno sia scontento di qualcosa come del cibo, delle tempistiche, del programma, delle informazioni fornite. Insomma, in questo caso serve molta calma ma soprattutto un’alta dose di problem solving, soprattutto per non deludere i partecipanti.
12 POST EVENTO: LA FASE DEL FOLLOW-UP
Ebbene sì, come è noto il lavoro del meeting planner non termina con la chiusura dell’evento: la fase del follow up infatti è determinante per decretarne davvero il successo. Non solo, è fondamentale anche per completare il lavoro di engagement iniziato prima dell’evento.
Follow up di un evento: cosa fare per ingaggiare…
Ringraziate i partecipanti
Ricevere un ringraziamento per avere partecipato a un evento fa sempre piacere e ci fa sentire ‘pensati’. Ringraziate sempre chi è venuto al vostro evento e fatelo nella maniera meno anonima possibile.
Potete inviare una e-mail e in questo caso preoccupatevi che sia indirizzata a ognuno con il proprio nome. Anche i social media posso essere utilizzati per i ringraziamenti, in questo caso potreste pubblicare un messaggio generico sulla pagina dell’evento e utilizzare invece il sistema di messaggistica privata per un ringraziamento più personalizzato.
Utilizzate i social
I social media sono oramai un canale molto utilizzato anche per gli eventi b2b. Sulla FB, oltre ai ringraziamenti, potete condividere link ad altri media per scaricare materiale, contenuti e così via, soprattutto se avete creato un gruppo Facebook legato all’evento, possibilmente chisuo.
Anche Instagram si presta come è noto al racconto visual, ma i social sono utili anche per la raccolta e la riorganizzazione dei contenuti che i partecipanti stessi hanno postato durante l’evento: per esempio una raccolta dei migliori tweet, delle immagini più belle, ecc.
Puntate sui contenuti visual
Chi non ama rivedersi in una foto o in un video? Anche chi si schernisce e dice di no, probabilmente. Ecco allora che condividere dei contenuti visual – ovvero immagini e video – è un buon metodo per ‘rinfrescare la memoria’ e fare rivivere le emozioni dell’evento.
Non solo. Diventa infatti essenziale creare contenuti visual durante l’evento stesso, proprio per riproporli nel post-evento. Potreste ingaggiare un giornalista, un fotografo, un video maker che durante l’evento realizzino interviste, raccolgano commenti, evidenzino i momenti salienti, e così via.
Post evento: come condividere i materiali
Divulgare i contenuti dell’evento è essenziale nella fase del post. Da un punto di vista didattico – dopo un corso di formazione per esempio – appunti aggiornati, dispense, e tutto quello che non era fino a quel punto stato consegnato ai partecipanti va condiviso quanto prima.
Ma un follow up dei contenuti è necessario anche dopo un convegno, un congresso, una convention, una presentazione stampa, un lancio di prodotto e qualsiasi altro evento in cui qualcuno abbia tenuto un discorso, fatto una presentazione e così via. Non stiamo parlando solo del materiale utilizzato durante l’evento, ma anche di interviste ai relatori, approfondimenti di alcuni contenuti, aggiornamenti nel tempo delle informazioni condivise durante l’evento. Come?
Sul blog aziendale/intranet
Dove condividere i materiali oltre che sui social, che comunque – è bene ricordarlo sempre – non è un canale di nostra proprietà e dunque non permette una gestione autonoma dei contenuti?
L’ideale sarebbe per esempio avere un blog aziendale dove riorganizzare tutto quello che abbiamo detto sui materiali post-evento, dove i partecipanti possono continuare a commentare e in qualche modo a essere parte attiva. Anche l’intranet può essere utilizzata in questo senso, mentre nel caso di un evento non corporate per esempio l’app di un evento potrebbe essere una soluzione valida.
12 NUOVE TENDENZE NEL SETTORE MEETING ED EVENTI
Le nuove tendenze nel settore meeting ed eventi. Parola agli esperti
In questi ultimi anni il settore meeting ed eventi sta vivendo grandi cambiamenti: l’avvento delle tecnologie digitali porta all’esplorazione di nuovi format di coinvolgimento. La voglia di esperienze sempre più personalizzate e singolari ha preso il sopravvento, tuttavia va considerato sempre più che l’aspetto umano e la parte emozionale continuano a rivestire un ruolo decisivo per la riuscita di un evento.
Che cosa cercano le aziende per i loro eventi?
Le nascenti tendenze nel settore meeting ed eventi
1. Voglia di originalità e autenticità
Premesso che la scelta di destinazione e location dove organizzare un evento continua a dipendere da una pluralità di fattori logistico-organizzativi, il baricentro si sta spostando verso possibilità nuove e insolite: la diversità è un valore.
La tendenza che si va radicando è legata al concetto di esperienza autentica che rifugge l’omologato. L’ospite vuole sentirsi accolto come fosse a casa. Sempre meno catene alberghiere standard e sì a hotel con un’identità legata al territorio, dove si respira un’atmosfera calda e familiare.Questa tendenza si riflette anche nella scelta delle attività che la destinazione offre. Le esperienze a porte chiuse sono molto richieste, come ad esempio visitare musei aperti in via esclusiva e sperimentare una cena in una casa del luogo, per entrare in contatto con gli abitanti del posto.
La sfida si gioca sul versante dell’originalità. Anche dove sono richieste destinazioni più usuali, le aziende cercano soluzioni fresche e alternative. Il cliente per lo stesso evento valuta destinazioni diverse e opposte nel globo, la competizione è forte e chi offre il fattore novità è avvantaggiato.
2. Le persone al centro dell’evento
Spesso l’evento è costruito intorno al brand e i partecipanti sono considerati come semplici spettatori a cui trasmettere un messaggio. L’ospite è invece il primo motivo della riuscita di un evento.Se fino a qualche anno fa era l’evento a essere al centro, oggi l’ago della bilancia si sposta verso le persone. La parola d’ordine è progettare su misura ogni più piccolo dettaglio: quindi attenzione non solo alle necessità logistico-organizzative dell’evento, ma anche a quelle etiche, morali ed emotive delle persone.
Puntare sull’ospitalità italiana, per la quale siamo famosi nel mondo, è un tema cruciale. La location deve mettere il rapporto umano al centro di ogni evento. L’attenzione ai particolari, la gentilezza del personale e l’empatia, sono caratteristiche che permettono di far sentire l’ospite parte di qualcosa.
3. Tecnologie digitali e gamification
Tra gli obiettivi di un evento c’è anche quello di coinvolgere i partecipanti sia sul piano cognitivo sia emozionale. Strumenti digitali e attività formativo-esperienziali sono sempre più determinanti per progettare una customer experience di qualità.
Oggi i grandi eventi e i congressi medico-scientifici hanno necessità di creare spettacolarizzazione e proporre contenuti interattivi che stimolino la partecipazione degli ospiti. Le app offrono grandi possibilità, dall’invio di domande, anche in forma anonima, all’ elaborazione di statistiche in tempo reale. L’esperienza si arricchisce anche con totem digitali, video esperienziali fino ad arrivare alla realtà aumentata.
Utilizzate anche i LEGO…
Sì avete capito bene, proprio i mattoncici di plastica colorati con cui avete giocato da bambini e che ricordate anche per averli all’epoca calpestati a piedi nudi nascosti nel tappeto…: per i congressi medico-scientifici, uno dei nuovi trend è quello di utilizzare il gioco del Lego, accreditato dal Ministero come parte formativa ECM, per approfondire temi specifici come il rapporto medico-paziente. Le attività sono realizzate in gruppi, con l’ausilio di un facilitatore, e i risultati condivisi con gli altri. Mettersi in gioco in prima persona permette di esplorare temi che una normale sessione scientifica non consentirebbe.
4. L’evento come opportunità per il territorio
Nella scelta della destinazione, i clienti sono sempre più inclini a tenere in considerazione anche le ricadute sociali dell’evento sul contesto locale.
La propensione degli ultimi anni, una volta concluso l’evento, è quella di lasciare qualcosa di socialmente utile alla comunità ospitante, arricchendo così il territorio di asset che ne incrementino ulteriormente la forza di attrazione.
Infine, l’atmosfera giusta che riuscirete a instaurare seguendo questi consigli permetterà a tutti di godersi l’incontro tra tutti i partecipanti, vivendola come una piacevole occasione per imparare a conoscere meglio i colleghi e salutarsi prima con il sorriso sulle labbra, oltre che poter accrescere un sinergico clima di collaborazione.
Antica Cascina Dal Pozzo mette a disposizione eleganti sale interne molto capienti, oltre che aree verdi con un nuovi giardini di ulivi e piante ornamentali che vi accoglieranno nelle pause in tutto relax… I locali interni possono trasformarsi per l’occasione in una splendida sala da ballo, dotata di un impianto di luci, impianti audio e proiettore, in cui potrete festeggiare fino al mattino! Contattateci per altre informazioni, e organizzate subito l’Evento aziendale che avete in programma: saremo lieti di consigliarvi al meglio per personalizzare con originalità la Vostra data da ricordare… Per informazioni e preventivi: Cascina Dal Pozzo tel 3427510151 info@cascinadalpozzo.it
